NORMAS Y LEGISLACION VIGENTE PARA LA ORGANIZACIO,ADMINISTRACION Y CONSERVACION DOCUMENTAL. FASES DE FORMACION DE ARCHIVO En este espacio enfatizaremos sobre las normas y legislación vigentes respecto a las instalaciones locativas así como su organización y funcionamiento de los archivos. Igualmente todo lo relacionado con el ciclo vital de los documentos y sus principios.Los soportes documentales, son importantes porque en ellos es donde se conserva toda la información, y cada soporte distinto necesita unos cuidados para su conservación.Los soportes han ido evolucionado desde la antigüedad hasta las nuevas tecnologías. Estos soportes los podemos dividir en dos grupos en función de su transmisión a los usuarios: papiro, el pergamino y el papel. Soportes de transmisión no directa: estos exigen una transmisión a través de una máquina intermediaria. Que son los documentos audiovisuales y los soportes informáticos.El papiro: soporte de la antigüedad, fabricado a partir de una planta acuática muy común en el Nilo (Cyperus papyrus). Tuvo su decadencia a la vez que el imperio egipcio, y pronto fue poco a poco sustituido por el pergamino.
Definir los lineamientos necesarios para la protección y conservación de los documentos
producidos y recibidos en la Universidad Industrial de Santander. ALCANCE
Aplica a todos los documentos que reciben y producen las diferentes Unidades Académicas y/ó
Administrativas de la Universidad Industrial de Santander. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Archivo: Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad, en el transcurso de su
gestión, conservados para servir como testimonio e información a la persona o institución
que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Archivo Central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos
archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que
siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en
general. Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua
utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su
circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados. Acervo Documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor
sustantivo, histórico o cultural. Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para
su almacenamiento y preservación. Código: Signo alfanumérico asignado a las series, subseries, formatos.
